privacyverkaring website Lijnrecht

Privacyverklaring

LIJNRECHT BV (“LIJNRECHT”, “wij” of “ons”) hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan de vertrouwelijkheid die eigen is aan de advocatuur. In deze verklaring lichten wij toe welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgronden, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna “AVG”), de toepasselijke Belgische wetgeving en onze beroeps- en deontologische verplichtingen.

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW PERSOONSGEGEVENS?

Voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven, is in beginsel LIJNRECHT BV de verwerkingsverantwoordelijke: Henisstraat 15, 3700 Tongeren-Borgloon, België, ondernemingsnummer BE 0474.789.066, telefoon +32 (0)12 26 22 22, e-mail info@lijnrecht.be, website www.lijnrecht.be.

U kunt dit e-mailadres ook gebruiken voor vragen over privacy of voor de uitoefening van uw rechten. Indien voor een specifieke verwerking een andere of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke optreedt, wordt u daarover waar nodig afzonderlijk geïnformeerd.

2. OP WIE IS DEZE VERKLARING VAN TOEPASSING?

Deze verklaring geldt voor natuurlijke personen van wie LIJNRECHT persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar dienstverlening of werking. Het gaat onder meer om cliënten en potentiële cliënten, vertegenwoordigers en medewerkers van cliëntondernemingen, tegenpartijen, getuigen, deskundigen, correspondenten, leveranciers en andere professionele contacten, bezoekers van onze website en personen die ons spontaan contacteren of solliciteren.

Voor werknemers, medewerkers en eventuele specifieke activiteiten kunnen aanvullende privacyverklaringen gelden. De toepasselijke geheimhoudingsregels en het advocatenberoepsgeheim blijven onverkort van kracht.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAR KOMEN ZE VANDAAN?

Afhankelijk van de aard van uw relatie met LIJNRECHT kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken: naam en identificatiegegevens, adres- en contactgegevens, beroepsfunctie en vertegenwoordiging, correspondentie en communicatie, facturatie- en betaalgegevens, identificatiegegevens die wettelijk vereist zijn, gegevens over contracten, ondernemingen, vermogen en rechtsverhoudingen, en informatie die voorkomt in stukken en dossiers die nodig zijn voor juridisch advies, onderhandeling, bemiddeling, geschillenbeslechting of gerechtelijke procedures.

Wanneer dit noodzakelijk is voor een dossier, kunnen ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens of gegevens over religieuze overtuigingen) en persoonsgegevens over strafrechtelijke feiten of veroordelingen worden verwerkt, uitsluitend binnen de wettelijke grenzen zoals toegelicht onder punt 5.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van onze cliënten of hun vertegenwoordigers, van tegenpartijen en hun raadslieden, van rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen en overheidsinstanties. Gegevens kunnen ook afkomstig zijn uit openbare en wettelijk toegankelijke bronnen, zoals registers, publicaties, rechtspraak en publiek beschikbare professionele informatie. De precieze bron is afhankelijk van het dossier en kan, voor zover wettelijk toegelaten, op verzoek nader worden toegelicht.

Wanneer bepaalde gegevens nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren of een wettelijke verplichting na te leven, informeren wij u daarover indien relevant. Bij gebrek aan noodzakelijke informatie kunnen wij mogelijk geen opdracht aanvaarden of uitvoeren, of een wettelijke verplichting niet naleven.

4. WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS EN OP WELKE RECHTSGRONDEN?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden. De toepasselijke rechtsgrond hangt af van de concrete verwerking en de hoedanigheid van de betrokkene. De onderstaande omschrijving geldt voor zover de betrokken activiteit effectief plaatsvindt.

4.1 Contact, intake en beantwoording van vragen

Wij verwerken de contactgegevens en de informatie die u ons verstrekt om vragen te beantwoorden, afspraken te plannen, een mogelijke opdracht te beoordelen en een eerste belangenconflictcontrole uit te voeren. De grondslag is, naargelang het geval, het nemen van maatregelen vóór de sluiting van een overeenkomst op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG), een wettelijke of deontologische verplichting (artikel 6.1.c AVG) of ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldig en veilig beheer van aanvragen en onze beroepspraktijk (artikel 6.1.f AVG).

4.2 Juridische dienstverlening, dossierbeheer en belangenbehartiging

Wij verwerken persoonsgegevens om juridisch advies te geven, overeenkomsten en processtukken op te stellen, onderhandelingen te voeren, cliënten te vertegenwoordigen, rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen, dossiers administratief op te volgen en noodzakelijke communicatie met betrokkenen te voeren. Voor een cliënt die als natuurlijke persoon contractspartij is, steunt dit op artikel 6.1.b AVG. Voor persoonsgegevens van vertegenwoordigers van rechtspersonen, tegenpartijen, getuigen en andere betrokken derden kan de verwerking steunen op artikel 6.1.f AVG: het gerechtvaardigd belang van de cliënt bij effectieve rechtsbijstand en het gerechtvaardigd belang van LIJNRECHT bij de behoorlijke uitoefening van haar beroepsopdracht. Waar een specifieke wettelijke verplichting geldt, steunt de verwerking op artikel 6.1.c AVG.

Bij de toepassing van artikel 6.1.f AVG wegen wij de betrokken belangen en de rechten van de betrokkenen af. U kunt ons vragen om meer informatie over die belangenafweging, voor zover de mededeling ervan verenigbaar is met het beroepsgeheim en andere toepasselijke regels.

4.3 Identificatie, wettelijke controles en naleving van verplichtingen

Voor zover wettelijk toepasselijk verwerken wij gegevens in het kader van cliëntidentificatie, de verificatie van identiteit en vertegenwoordiging, antiwitwas- en andere nalevingsverplichtingen, alsook om aan verzoeken van bevoegde overheden te voldoen. Deze verwerking berust in hoofdzaak op artikel 6.1.c AVG.

4.4 Facturatie, boekhouding, betalingen en geschillenbeheer

Wij verwerken relevante contact-, dossier- en financiële gegevens voor ereloonafspraken, facturatie, boekhouding, opvolging van betalingen en de behandeling van eventuele betwistingen of invorderingen. Naargelang het geval is de grondslag artikel 6.1.b AVG, artikel 6.1.c AVG of artikel 6.1.f AVG (ons gerechtvaardigd belang bij een ordelijk financieel beheer en het instellen of verdedigen van eigen rechtsvorderingen).

4.5 Website, informatiebeveiliging en technische werking

Bij uw bezoek aan onze website kunnen technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, tijdstip van toegang en beveiligingslogs worden verwerkt om de website beschikbaar en veilig te houden en misbruik op te sporen. Voor deze noodzakelijke verwerking steunen wij in beginsel op ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze website en systemen (artikel 6.1.f AVG). Voor niet-noodzakelijke cookies en gelijkaardige technologieën gelden afzonderlijke toestemmingsvereisten (zie punt 11).

4.6 Nieuwsbrieven en professionele communicatie

Wanneer u zich op onze nieuwsbrief inschrijft, verwerken wij uw contactgegevens om u die nieuwsbrief toe te zenden, op basis van uw toestemming (artikel 6.1.a AVG), tenzij een andere wettelijk toegelaten grondslag van toepassing is. U kunt zich op elk ogenblik kosteloos uitschrijven via de afmeldmogelijkheid in de communicatie of via info@lijnrecht.be. Wij gebruiken dossierinhoud niet voor marketingdoeleinden.

4.7 Sollicitaties en professionele samenwerkingen

Wanneer u solliciteert of een professionele samenwerking voorstelt, verwerken wij de door u meegedeelde gegevens om uw kandidatuur te beoordelen en daarover te communiceren. De rechtsgrond is, afhankelijk van de concrete context, het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG) of ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige selectie en organisatie (artikel 6.1.f AVG). Eventuele verdere bewaring voor toekomstige vacatures gebeurt slechts op een daartoe geldige rechtsgrond en na passende informatie.

5. BIJZONDERE CATEGORIEËN EN STRAFRECHTELIJKE GEGEVENS

Vanwege de aard van de advocatuur kan LIJNRECHT in een concreet dossier gegevens verwerken die onder artikel 9 AVG vallen, zoals gegevens betreffende de gezondheid of religieuze of andere beschermde overtuigingen. Voor zover noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen gebeurt dit met toepassing van artikel 9.2.f AVG, naast een toepasselijke grondslag uit artikel 6 AVG. Andere uitzonderingen uit artikel 9.2 AVG worden uitsluitend toegepast indien daarvoor een geldige basis bestaat.

Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen verwerken wij enkel indien artikel 10 AVG en artikel 10 van de Belgische wet van 30 juli 2018 dit toelaten, met name voor zover dit noodzakelijk is voor de verdediging van de belangen van onze cliënten of het beheer van eigen geschillen. Voor dergelijke gegevens worden passende toegangs- en vertrouwelijkheidsmaatregelen toegepast. Ook de bijkomende Belgische vereisten voor bepaalde bijzondere gegevens worden nageleefd.

6. MET WIE KUNNEN WIJ PERSOONSGEGEVENS DELEN?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en geoorloofd is voor de betrokken opdracht of voor onze wettelijke en administratieve verplichtingen. Ontvangers kunnen, naargelang het dossier, onder meer zijn: bevoegde hoven en rechtbanken, griffies, overheden, gerechtsdeurwaarders, notarissen, gerechtelijke mandatarissen, deskundigen, bemiddelaars, advocaten van andere partijen, tegenpartijen en personen die op rechtmatige wijze bij de behandeling van de zaak betrokken worden.

Daarnaast kunnen bevoegde medewerkers, samenwerkende advocaten, externe boekhoudkundige of administratieve dienstverleners en leveranciers van IT-, hosting-, e-mail-, cloud-, communicatie- of dossierbeheerdiensten toegang krijgen tot persoonsgegevens, uitsluitend in de mate waarin hun werkzaamheden dit vereisen. Waar een leverancier namens LIJNRECHT persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij de vereiste afspraken over verwerking, beveiliging en vertrouwelijkheid overeenkomstig artikel 28 AVG.

De inschakeling van een derde professional kan daarnaast onderworpen zijn aan de afspraken met de cliënt en aan beroeps- of deontologische regels. Dat staat los van de vraag of toestemming in de zin van de AVG de juiste rechtsgrond is voor de gegevensverwerking. LIJNRECHT verkoopt geen persoonsgegevens.

7. WORDEN GEGEVENS DOORGEGEVEN BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE?

Voor zover een beroep wordt gedaan op dienstverleners of systemen waarbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of van daaruit toegankelijk zijn, zorgen wij ervoor dat deze doorgifte slechts plaatsvindt onder de voorwaarden van hoofdstuk V AVG. Afhankelijk van de situatie kan dit onder meer steunen op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op passende waarborgen, zoals de toepasselijke standaardcontractbepalingen, aangevuld met maatregelen waar nodig.

U kunt via info@lijnrecht.be informatie opvragen over de voor uw gegevens relevante internationale doorgiften en de toepasselijke waarborgen, voor zover deze informatie kan worden verstrekt met eerbiediging van het beroepsgeheim en de rechten van derden.

8. HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

LIJNRECHT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, toepasselijke verjaringstermijnen, de aard van het dossier en de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen. Wij onderscheiden actieve dossiers van afgesloten en beperkt toegankelijke archieven.

Wij bewaren juridische cliëntendossiers in beginsel gedurende tien jaar na de afsluiting van het dossier. Een kortere of langere termijn kan gelden wanneer de aard van het dossier, een wettelijke verplichting, een lopende procedure of een concrete juridische noodzaak dat verantwoordt. Boekhoudkundige, fiscale en eventuele antiwitwasdocumenten bewaren wij gedurende de specifiek toepasselijke wettelijke termijnen. Contactaanvragen en beveiligingsgegevens bewaren wij slechts gedurende de tijd die voor hun concrete doel noodzakelijk is. Nieuwsbriefgegevens bewaren wij zolang uw inschrijving geldig is, behoudens de beperkte bewaring die nodig is om een uitschrijving te eerbiedigen. Sollicitatiegegevens van niet-geselecteerde kandidaten worden volgens een afzonderlijk vastgesteld, beperkt bewaarschema verwijderd, tenzij een verdere bewaring rechtmatig wordt overeengekomen.

Na afloop van de toepasselijke termijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een nieuwe, geldige bewaardoelstelling bestaat. De concrete termijnen worden binnen LIJNRECHT vastgelegd in het interne bewaarbeleid.

9. BEROEPSGEHEIM, VERTROUWELIJKHEID EN BEVEILIGING

De advocaten van LIJNRECHT zijn gebonden door het beroepsgeheim en de toepasselijke deontologische regels. Ook medewerkers en externe dienstverleners die toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens moeten de daarop toepasselijke geheimhoudingsverplichtingen naleven. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Daarbij houden wij rekening met de aard van de gegevens, de risico’s en de stand van de techniek.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene verkrijgen, geldt in beginsel de informatieplicht van artikel 14 AVG. Voor zover en zolang de gegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van het beroepsgeheim, of wanneer een toepasselijke wettelijke regeling de verkrijging of verstrekking voorschrijft, kunnen de uitzonderingen van artikel 14.5 AVG van toepassing zijn. Zodra een uitzondering niet langer toepasselijk is, beoordelen wij of en wanneer de betrokkene alsnog moet worden geïnformeerd. Deze verklaring vormt geen afstand van het beroepsgeheim en impliceert evenmin dat wij het bestaan van een vertrouwelijk dossier kunnen bevestigen.

10. WELKE RECHTEN HEEFT U?

Onder de voorwaarden van de AVG beschikt u over het recht op informatie en inzage (artikelen 13 tot en met 15), rectificatie (artikel 16), gegevensuitwissing (artikel 17), beperking van de verwerking (artikel 18), overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20) en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen (artikel 21). Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming op elk ogenblik intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u zich op elk ogenblik en kosteloos verzetten.

Deze rechten zijn niet absoluut. In het bijzonder kunnen wettelijke bewaarplichten, de noodzaak om rechtsvorderingen te behandelen, de rechten van andere personen en het advocatenberoepsgeheim de uitoefening of de omvang van een verzoek beperken. LIJNRECHT beoordeelt elk verzoek afzonderlijk overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

U kunt uw verzoek richten aan info@lijnrecht.be of schriftelijk aan ons kantooradres, met een voldoende duidelijke omschrijving van uw verzoek. Enkel indien wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij bijkomende informatie vragen die nodig is om deze te bevestigen. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand na ontvangst van een voldoende duidelijk verzoek. Wanneer de AVG dit toelaat, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; daarvan brengen wij u tijdig op de hoogte. De behandeling is in beginsel kosteloos, behoudens wettelijk voorziene uitzonderingen.

LIJNRECHT neemt voor de betrokkenen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen in de zin van artikel 22 AVG. Indien dit in de toekomst verandert, verstrekken wij vooraf de wettelijk vereiste informatie.

11. WEBSITE, COOKIES, NIEUWSBRIEVEN EN SOCIALE MEDIA

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken. Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming wanneer de wet dat toestaat. Voor niet strikt noodzakelijke cookies, waaronder in beginsel analytische en marketingcookies, vragen wij vooraf uw geldige toestemming. U moet die toestemming even gemakkelijk kunnen intrekken als verlenen. Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen en uw keuzemogelijkheden hoort in ons afzonderlijke cookiebeleid op www.lijnrecht.be/cookies-beleid.

Wanneer u ons een bericht stuurt via e-mail of een websiteformulier, gebruiken wij de meegedeelde gegevens om uw vraag te behandelen zoals omschreven onder punt 4. Bij gebruik van links naar externe websites of interactie met onze pagina’s op sociale media kunnen de betrokken platformen ook zelf persoonsgegevens verwerken. Hun privacyverklaringen geven hierover nadere informatie. Voor bepaalde functies, zoals paginastatistieken, kan een vorm van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid bestaan, afhankelijk van het platform en de concrete verwerking.

12. KLACHTEN EN TOEZICHT

Heeft u vragen of opmerkingen over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kunt u ons contacteren via info@lijnrecht.be. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon +32 (0)2 274 48 00,

E-Mail contact@apd-gba.be,

website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden.

13. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de toepasselijke regelgeving wijzigt. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Wanneer een wijziging dit vereist, informeren wij de betrokkenen daarnaast op passende wijze. De definitieve datum van de laatst vastgestelde versie wordt bij publicatie vermeld.