Het belang van de aanvaarding van algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden vormen het juridisch kader van je samenwerking met klanten of partners als onderneming. Ze bepalen de spelregels: wie doet wat, wanneer, hoe... én wat als het fout loopt? Denk aan afspraken over betaling, levering, garantie of aansprakelijkheid.
Algemene voorwaarden zijn niet alleen handig. Ze zijn noodzakelijk. Zonder geldige aanvaarding, sta je nergens. Geen schadevergoeding. Geen verwijlintresten. Geen garanties. Geen extra zekerheid.
Maar hoe zorg je ervoor dat die aanvaarding er ook effectief is? Wel, dat hangt af van wie je tegenover je hebt: een andere onderneming (B2B-relatie), of een consument (B2C-relatie), de spelregels zijn anders. En daar zit meteen het risico.
***
1. Aanvaarding algemene voorwaarden door een andere onderneming (B2B)
Ondernemingen worden verondersteld een basiskennis te hebben over de toepassing van algemene voorwaarden en de daarbij horende clausules. Een onderneming wordt sneller dan een consument geacht de algemene voorwaarden die op de factuur vermeld staan kennisgenomen en aanvaard te hebben. Dergelijke stilzwijgende aanvaarding kan bijvoorbeeld afgeleid worden uit de uitvoering van de overeenkomst of een reeds bestaande handelsrelatie.
Indien een klant bij een B2B-relatie niet akkoord gaat met de factuur en algemene voorwaarden, is het aan de klant om deze zonder uitstel en gemotiveerd te protesteren (bv. door te stellen dat er geen tijdige kennisgeving is gebeurd van de algemene voorwaarden). Protesteert men niet tijdig, dan wordt geacht dat de algemene voorwaarden aanvaard zijn.
Om elke discussie ter vermijden doet u er zeker niet slecht mee om de algemene voorwaarden ook te laten ondertekenen door de klant. Dit is echter geenszins verplicht in een B2B-relatie.
Bovenstaande is van belang in het kader van bijvoorbeeld onbetaalde facturen. Stel dat de prestaties werden geleverd en de factuur met algemene voorwaarden werd verstuurd, wanneer de klant dan niet snel protesteert, worden de algemene voorwaarden geacht stilzwijgend aanvaard te zijn. Bij uitblijven van betaling na de vervaldag van de factuur kan u als onderneming het forfaitair schadebeding en de intresten uit de algemene voorwaarden boven op de hoofdsom van de onbetaalde factuur vorderen.
***
2. Aanvaarding algemene voorwaarden door een consument (B2C)
Een particulier of consument geniet van een ruimere bescherming dan ondernemingen wat de kennisgeving en aanvaarding van de algemene voorwaarden betreft. Bij een consument moeten de algemene voorwaarden op voorhand duidelijk worden kennisgenomen en aanvaard. Dit betekent dat de voorwaarden uiterlijk op het moment van de contractsluiting aan de consument moeten worden verstrekt. Als de algemene voorwaarden pas achteraf worden gedeeld, bijvoorbeeld wanneer zij pas voor het eerst verschijnen op de achterzijde van de factuur, zijn zij in geen geval geldig ten aanzien van consumenten.
De kennisname en aanvaarding door een consument kan bijvoorbeeld gebeuren door het ondertekenen van de bestelbon of offerte waarop vermeld staat dat “door het ondertekenen van deze bestelbon of offerte verklaart de wederpartij de algemene voorwaarden dewelke als bijlage zijn toegevoegd gelezen en goedgekeurd te hebben”. Je dient dan wel de algemene voorwaarden toe te voegen aan de bestelbon of de offerte. De mogelijkheid bestaat ook om naast de bestelbon of offerte elke pagina van de algemene voorwaarden te laten ondertekenen. Op die manier kan er geen enkele discussie bestaan dat de algemene voorwaarden niet zouden zijn aanvaard.
Het is van belang dat u hier als onderneming aandacht aan besteedt ten aanzien van een consument. Indien u als onderneming niet kan bewijzen dat de algemene voorwaarden werden aanvaard, zijn deze niet van toepassing. In tegenstelling tot een B2B-relatie, wordt er bij een B2C-relatie niet automatisch vanuit gegaan dat de facturen stilzwijgend zijn aanvaard. In het geval dat de bestelling dan wordt uitgevoerd en de particulier of consument niet betaalt of er een geschil ontstaat, kunnen de bepalingen uit de algemene voorwaarden niet worden ingeroepen.
***
Heeft u na het lezen van deze nieuwsbrief nog verdere vragen over de aanvaarding van algemene voorwaarden? Of wenst u als onderneming hulp te krijgen bij het opstellen van algemene voorwaarden? Neem dan gerust contact met ons op via info@lijnrecht.be, www.lijnrecht.be, via onze sociale media of via telefoon op het nummer 012/26.22.22. Wij staan met een uitgebreid team klaar om al uw vragen te beantwoorden.
Eline BRIERS Guy SCHIEPERS
Advocaat Advocaat-vennoot
